I vantaggi di Office 365 per lo studio notarile

Il contesto lavorativo negli ultimi anni cinque anni è cambiato rapidamente, portando nelle realtà aziendali un nuovo modo di lavorare e collaborare.

  • 4x: Le persone che lavorano da remoto sono cresciute di 4 volte

  • 3x: Il salvataggio di dati online e di mail è cresciuto di 3 volte

  • 2x: I team di lavoro che contengono membri multi-generazionali sono cresciuti di 2 volte

Questi nuovi gruppi di lavoro hanno naturalmente necessità diverse rispetto al passato.

La forza lavoro multi-generazionale ha diverse aspettative e competenze riguardo gli strumenti di lavoro e ha una percezione negativa di applicativi poco integrati. I membri del team hanno tutti bisogno di lavorare in sicurezza, efficienza e agilità.

 

Questo scenario in quali sfide si traduce per il Notaio?

La maggioranza degli studi notarili si trovano nella situazione di dover affrontare un carico di lavoro imponente, talvolta con software gestionali non adeguati, che comporta:

  1. Lentezza nei processi: difficoltà nella gestione del flusso di lavoro, nelle gestione di applicativi e file con estensioni diverse, nella gestione delle revisioni di documenti Word e nella poca integrazione con gli altri strumenti a disposizione per la condivisione e nella ricerca delle giuste informazioni;

  2. Perdita di tempo: cambiare contesto fra i diversi applicativi e contenuti richiede attenzione, concentrazione e tempo;

  3. Sicurezza: l'aumento esponenziale di attacchi informatici può causare inconsistenza in termini di sicurezza, compliance e conseguenti rischi economici.

Office 365 è la soluzione di Microsoft che risponde a queste esigenze in termini di velocità, compatibilità e sicurezza.

Comprende numerose applicazioni tra le quali Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint e Teams che non hanno bisogno di presentazioni.


lo studio notarile Come può beneficiare dei vantaggi che offre Office 365?

La risposta è semplice: utilizzando un software gestionale che abbia un'integrazione avanzata con gli strumenti di Microsoft Office 365.


Quali sono i vantaggi?

  • Unico punto di accesso: gli utenti possono accedere alla piattaforma direttamente dalla pagina di accesso a Office 365, risparmiando tempo e ottenendo tutti i servizi di Office 365;

  • Posta elettronica: utilizzare funzioni avanzate direttamente da Outlook, come la possibilità di salvare una mail nel fascicolo del cliente oppure visualizzare il riepilogo della situazione contabile del contatto, permette di aumentare la produttività;

  • Agenda: la sincronizzazione tra dispositivi è immediata, le modifiche effettuate nel gestionale saranno disponibili e visibili anche su Outlook per PC e smartphone;

  • Atti: la piena compatibilità con documenti di tipo Word permette la visualizzazione e la gestione delle revisioni apportate da un membro del team o da un consulente esterno, migliorando l'efficienza;

  • Backup off-line: grazie alla sincronizzazione con OneDrive ogni atto viene salvato automaticamente nella cartella “Atti off-line”. In assenza di connettività, l’utente può accedere da locale alla propria cartella degli atti off-line, aprire il documento desiderato, modificarlo e stamparlo dalla propria postazione locale;

  • Nessun problema di spazio di archiviazione: grazie all'integrazione con SharePoint lo studio ha a disposizione 1 Terabyte di spazio di archiviazione;

  • Trascrizione in tempo reale della video chiamata: attraverso l'app Microsoft Teams è possibile salvare la registrazione e la trascrizione di qualsiasi colloquio da remoto, comprese le assemblee dei soci, direttamente nel fascicolo del gestionale.


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