NOTAIO: E' ARRIVATO IL MOMENTO DI CAMBIARE IL GESTIONALE DI STUDIO?
“Cambiare” o “non cambiare gestionale” è il dilemma che attraversa spesso i Notai che percepiscono le loro esigenze in evoluzione.
Il software gestionale è uno strumento strategico, che va adeguato e costantemente aggiornato secondo l’evoluzione dello studio: in un determinato momento può quindi nascere l’esigenza di cambiare il programma gestionale, in aggiunta o separatamente alle motivazioni sopra citate.
È importantissimo avere la capacità di cogliere tempestivamente i segnali che indicano quando l'applicativo gestionale è ormai obsoleto: la mancata tempestività in questi casi o il rimando dell’investimento potrebbe comportare costi nascosti o indiretti e quindi oneri maggiori per lo studio.
Quali sono i sintomi CHE DOVREBBERO INDURRE il CAMBIO DEL software gestionale?
1. L'attuale gestionale non supporta le nuove tecnologie
La professione del Notaio sta vivendo una fase di grandi cambiamenti, anche dal punto di vista delle tecnologie impiegate.
La Digital Innovation è da una parte imposta e “law driven”, cioè guidata dagli obblighi normativi, dall’altra scelta dal basso, liberamente, dagli Studi più lungimiranti per migliorare l’efficienza dello Studio e il rapporto con i clienti, per esempio adottando soluzioni full cloud.
2. Il gestionale non ha prestazioni adeguate
Il sintomo più evidente che induce al pensiero del cambiamento è rappresentato dalle prestazioni non ottimali del gestionale.
Questo può manifestarsi in una generale lentezza nell'elaborazione dei processi e anche sotto altri aspetti, come ad esempio:
Estrazione delle variabili dall'atto assente o poco precisa;
Ricerca universale non presente o poco indicizzata, con conseguenti sprechi di tempo;
Assenza di moduli aggiuntivi, banche dati e software con avanzate tecnologie di compilazione automatica;
Spazio di archiviazione limitato, con costi di espansione a pagamento;
Assenza di un CRM evoluto;
Impossibilità di usare il gestionale su dispositivi Apple.
3. Integrazione, semplicità e flessibilità
Un software moderno dovrebbe includere questi tre elementi: integrazione, semplicità e flessibilità.
Un software non integrato con la suite di applicazioni più utilizzata negli studi professionali, ovvero Microsoft Office, comporta evidenti inefficienze e problemi di compatibilità.
La semplicità di utilizzo del gestionale è fondamentale per abbattere le barriere di ingresso alla nuove tecnologie e aggiornamenti, richiede meno formazione e quindi costi indiretti minori.
Infine, la flessibilità nella costruzione degli adempimenti e nella redazione degli atti garantisce efficienza e maggiore produttività.
4. Il gestionale non aiuta la pianificazione del lavoro
È il momento di cambiare il tuo gestionale, inoltre, se esso non ti aiuta nella pianificazione del lavoro tuo e dei tuoi collaboratori: se, per organizzare le attività dello Studio, ti affidi ancora troppo al buonsenso, correndo dietro alle necessità del momento e senza una precisa visione delle agende, delle scadenze e degli adempimenti delle pratiche in corso.
Al contrario, un gestionale davvero efficace ti permette di associare ad ogni pratica un iter operativo, e di assegnare ogni relativa attività ad una risorsa, impostando scadenze precise. In questo modo tutte le operazioni svolte sono coordinate, strutturate, ordinate e orientate agli obiettivi dello studio.
5. Il gestionale non permette un controllo di gestione preciso e rigoroso
Quanto più il controllo di gestione notarile sarà integrato nel sistema informativo di studio, o programma gestionale, tanto più sarà efficiente ed efficace.
Il software di controllo di gestione deve essere semplice, automatizzato e facilmente accessibile anche da tablet.
L’utilizzo di strumenti di controllo di gestione è un elemento di forte innovazione perché propone ai collaboratori di diventare maggiormente responsabili ai risultati.
La condivisione di obiettivi e risultati dà forza alle persone e le fa lavorare meglio, in armonia, in modo coordinato e in efficienza.
6. Assistenza sul territorio capillare
La velocità di risposta e di intervento in determinate situazioni è fondamentale.
Un'assistenza di qualità è formata da persone adeguatamente esperte del settore notarile, con competenze trasversali.
La vicinanza territoriale permette di assistere lo studio notarile in tutte le sue esigenze, anche in campo sistemistico.